Die Logistik- und Speditionsbranche steht schon seit Jahren veränderungsbedingt unter einem fortwährenden Druck, und dies aus verschiedenen Gründen: Die zunehmende Internationalisierung stellt die Branche vor mehrere Herausforderungen. Einerseits behaupten sich immer mehr Mitbewerber aus anderen Ländern am Markt, andererseits richten sich die Warenströme immer neu aus. Zudem wird der Konsum vermehrt von E-Commerce dominiert, und sowohl Unternehmer als auch Verbraucher werden zunehmend mobil. So müssen Betriebe der Logistik- und Speditionsbranche ihre Geschäftsprozesse immer wieder anpassen, um drohende betriebswirtschaftliche Schäden minimieren bzw. abwenden zu können. Deshalb wird auch ein funktionierendes Change-Management immer wichtiger. Zwischen all den Prozessen und Strukturen eines Betriebs kommt dabei oft der Faktor Mensch zu kurz. Aber gerade in Zeiten, in denen sich der Fachkräftemangel zunehmend verschärft, ist es umso wichtiger, Ihre Mitarbeiter bei anstehenden Veränderungen mit einzubeziehen und an Ihr Unternehmen zu binden.
Was ist Change-Management?
Change-Management, oder auch Veränderungsmanagement genannt, befasst sich mit den Aufgaben, Tätigkeiten und Maßnahmen, die in Ihrem Unternehmen umfassende, inhaltlich weitreichende und bereichsübergreifende Veränderungen bewirken sollen. Dadurch können innerhalb einer Organisation neue Strategien, Systeme, Strukturen und daraus resultierende Prozesse und Verhaltensweisen eingeführt werden.
Auftauphase (unfreezing)
Ausgangslage für die erste Phase von Change-Management ist die Einsicht des Firmenmanagements, dass manche Erwartungen und Ziele nicht mehr zeitgemäß sind. Veränderungen sind unumgänglich geworden, weil alte Prozesse und Verhaltensweisen in Frage gestellt werden müssen. Generell ist das Ziel der ersten Phase, ein Veränderungsbewusstsein zu induzieren und Bestrebungen nach Veränderungen zu stärken und zu unterstützen. In der Auftauphase soll das bestehende (eingefrorene) Gleichgewicht bzw. der Ist-Zustand, welcher aus einem vorangegangenen Veränderungsprozess resultiert, aufgetaut werden.
Bewegungsphase (moving)
In der zweiten Phase, der sogenannten Bewegungsphase, werden die verschiedenen Probleme in Teilprojekte aufgeteilt, um so Lösungen zu generieren und Veränderungen herbeizuführen. Der Ist-Zustand wird aufgehoben und in Richtung des neuen Gleichgewichtes oder Soll-Zustands bewegt.
Einfrierphase (refreezing)
Ziel der dritten Phase ist, den neuen Ist-Zustand zu festigen. So werden erarbeitete Lösungen für die Probleme implementiert und der bis dahin stattgefundene Veränderungsprozess zum Abschluss gebracht. Diese durchgeführten Veränderungen bedürfen der Stabilisierung oder eben Einfrierung, um erfolgreich und dauerhaft im System integriert werden zu können. Der neu induzierte Gleichgewichtszustand soll sich damit gegenüber der sogenannten Macht der Gewohnheit, also den alten Verhaltensweisen, behaupten können.
Der Veränderungsprozess kann um zusätzliche Phasen erweitert werden: Beobachten, Reflektieren und Handeln.
Ziel des Beobachtens ist die Optimierung des Handelns. Dabei sollen die Unterschiede des Ist- und des Sollzustands eruiert werden. Darauf bauen die weiteren Handlungsschritte und die Veränderung der Tätigkeiten und Verhaltensweisen auf. In der Phase des Reflektierens werden die gewonnenen Beobachtungen überprüft und diese Resultate der im Prozess involvierten Personen verglichen. So kann man feststellen, ob sich die Beobachtungen unterscheiden oder übereinstimmen. Aber ob die Beobachtungen richtig und sinnvoll sind, kann man erst anhand der Zielsetzungen erkennen: Wurden diese erreicht oder nicht? Das Handeln sollte sich auf die gesetzten Teilziele stützen.
Zudem ist es wichtig, die Gültigkeit der ursprünglich formulierten Ziele immer wieder aufs Neue zu prüfen und sie bei Bedarf inhaltlich abzuändern.
Change Management in der Logistik- und Speditionsbranche
Der Mensch ist in der Regel ein Gewohnheitstier und steht anstehenden Veränderungen meist skeptisch gegenüber, weil sie als Unsicherheiten, Risiken und Gefahren für die Zukunft wahrgenommen werden. Wir möchten hier darauf eingehen, wie Change Management in der Logistik- und Speditionsbranche klug umgesetzt werden kann, ohne führende Mitarbeiter zu verlieren.
Im Rahmen der Initialisierung sollten Sie zunächst die Geschäftsprozesse Ihrer Firma analysieren, ob sie noch den Anforderungen entsprechen. Dabei sollten Sie die sich stetig verändernden Rahmenbedingungen auf dem globalen Markt berücksichtigen. Zuerst muss man mit Blick auf jeden einzelnen Bereich im Unternehmen, wie zum Beispiel Transportabläufe oder Kundenmanagement, evaluieren, wo die Veränderungen erfolgen sollen.
Wenn Sie die Problemlage tiefgehend analysiert haben, können Sie mit der Planung der verschiedenen Veränderungsprozesse beginnen und festlegen, welche Maßnahmen Sie ergreifen wollen, um die gesetzten Ziele erreichen zu können. Dabei ist es wichtig zu definieren, wer genau von den Veränderungs-prozessen tangiert ist, welche Interessen diese Mitarbeiter haben und wie sich ihr Arbeitsalltag verändern wird. Auf diese Weise können Sie allfällige Blockaden frühzeitig aus dem Weg räumen und die betroffenen Mitarbeiter im Change Management integrieren.
Anschließend gilt es, diese Mitarbeiter dafür zu begeistern und zu mobilisieren. Sie müssen sie dazu bewegen, alte Verhaltensweisen abzulegen und sie befähigen, ihre Arbeit nach den neu festgelegten Prozessen zu verrichten. Dazu sollten Sie festlegen, wer genau in Ihrer Firma bezüglich der Veränderungsprozesse federführend ist. Dies kann je nach Größe der zu bewältigenden Aufgaben ein einziger Change Manager oder ein ganzes Team sein, die die Verantwortung tragen. Dabei sollten Sie insbesondere Führungskräfte mit einem hohen Maß an Weitsicht und einem guten Gespür für die betroffenen Mitarbeiter berücksichtigen. Denn es ist ganz natürlich, dass Sie Ängsten vor Veränderungen, wie z. B. einer höheren Arbeitsbelastung oder gar der Sorge um den eigenen Arbeitsplatz begegnen werden. Wenn sie solche Faktoren berücksichtigen und auch kulturelle Barrieren abbauen, können Sie die treibende Kraft hinter dem Veränderungserfolg in Ihrem Unternehmen sein.
Der Umsetzung im Betrieb steht nichts mehr im Wege, wenn Ihre firmeninternen Ziele und die geeigneten Prozessschritte erst einmal festgelegt sind. Dies kann zu markanten Veränderungen von Verantwortungsbereichen in Ihrem Unternehmen führen. Deshalb sollten Sie bei der Umsetzung den Fokus besonders auf die tangierten Angestellten legen. Denn auch im Zeitalter von Digitalisierung und modernster Technik lassen sich effiziente Warenflüsse nur dann garantieren, wenn die Mitarbeiter für die neuen Prozesse und Verhaltensweisen begeistert werden können. Die dabei entscheidenden Faktoren sind Qualifikation, Kommunikation und Beteiligung. Auf jeden Fall sollten Sie für die Implementierung der Veränderungen im Betrieb genug Zeit veranschlagen, weil daraus auch ein intensiver Schulungsbedarf entstehen wird.
Zu guter Letzt sollten Sie für eine Verstetigung, beziehungsweise Einfrierung, der durch Change Management neu kreierten Prozesse sorgen. Dabei darf eine fundierte Bewertung des neuen Ist-Zustands nicht fehlen. Welche Neuerungen funktionieren reibungslos und wo muss noch nachgebessert werden? Für solche regelmäßigen Evaluationen ist es für Sie von Vorteil, wenn Sie auch ein Kennziffern-System implementieren, das Ihnen in messbaren Zahlen alle wichtigen Fakten und Daten dahingehend anzeigt, ob die gesteckten betriebswirtschaftlichen Ziele erreicht wurden oder nicht.
Häufiger Grund für die Notwendigkeit von umfassendem Change Management ist der Zwang für Unternehmen, durch mehr Digitalisierung wettbewerbsfähig zu bleiben. Sehen Sie sich mit Ihrem Betrieb in einer ähnlichen Situation? Wünschen Sie sich Anregungen, wie Sie Ihre Prozesse optimieren könnten? Das Team von INN-ovativ unterstützt Sie mit digitaler Kompetenz, agilen Methoden, Pioniergeist und einem Netzwerk, das in sämtlichen Bereichen auf tiefgreifendes Knowhow und umfangreiche Erfahrungen zurückgreifen kann. Vereinbaren Sie hier Ihr unverbindliches und kostenloses Erstgespräch: