Häufig stellen sich Unternehmen die Frage, wie sie neuen Mitarbeitenden das Unternehmen und vor allem die Unternehmenswerte näherbringen können. Wie lässt sich ein effektiver Onboarding-Prozess gestalten, der nicht nur das Wissen vermittelt, sondern auch eine emotionale Bindung zum Unternehmen aufbaut? Und lässt sich so ein Prozess effizient über eine Plattform wie SPEDIFORT abwickeln? In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen anhand eines Kundenbeispiels vorstellen, wie SPEDIFORT einen erfolgreichen Onboarding-Prozess ermöglicht und unterstützt.
Traditionell war der Onboarding-Prozess in Unternehmen häufig von zahlreichen Zetteln und Checklisten geprägt. Neue Mitarbeitende mussten sich durch viele verschiedene Informationen kämpfen – von der Vorstellung des Unternehmens über die internen Abläufe bis hin zu den wichtigsten Sicherheits- und Arbeitsanweisungen. Doch dieser Prozess war oft nicht nur unübersichtlich, sondern auch zeitaufwendig und wenig interaktiv.
In unserem Kundenbeispiel bestand die Herausforderung darin, diesen Prozess zu modernisieren und zu vereinfachen, um neuen Mitarbeitenden einen reibungslosen und effektiven Einstieg zu ermöglichen. Dabei sollte der Onboarding-Prozess nicht nur theoretisches Wissen vermitteln, sondern auch die Werte des Unternehmens und eine erste Verbindung zu den Vorgesetzten schaffen.
Der Plan des Unternehmens war, neue Mitarbeitende durch drei Abschnitte des Onboardings zu führen – und zwar nicht nur im Selbststudium, sondern auch durch direkte Gespräche mit den Vorgesetzten. So wurde der Onboarding-Prozess auf die Plattform SPEDIFORT übertragen und in interaktive Lernpläne umgewandelt, welche aus folgenden Phasen bestehen:
Die erste Phase des Onboardings beinhaltet eine Kombination aus Standard-Schulungen von SPEDIFORT und unternehmensspezifischen Inhalten. Neue Mitarbeitende erhalten einen Einblick in die grundlegenden Abläufe des Unternehmens, die Firmenwerte und die wichtigsten Informationen, die für den Arbeitsalltag wichtig sind. Beispielsweise können Themen wie "Vom Anfänger zum Disponenten" oder "Lkw-Technik" behandelt werden. Diese Inhalte werden in ansprechenden Micro Learnings präsentiert, die den Mitarbeitenden ermöglichen, flexibel und effizient zu lernen.
In dieser ersten Phase absolvieren die neuen Mitarbeitenden sechs verschiedene Kurse, die thematisch aufeinander aufbauen. Am Ende dieser Phase steht ein Feedback-Gespräch, bei dem die Mitarbeitenden gemeinsam mit ihrem Vorgesetzten eine Checkliste durchgehen. Hier werden offene Fragen geklärt und überprüft, ob alle Inhalte der ersten Phase verstanden wurden. Erst wenn diese Checkliste bestätigt ist, geht es in die nächste Phase.
In Phase 2 wiederholt sich der Prozess. Auch hier absolvieren die Mitarbeitenden weitere Schulungen und nehmen an einem abschließenden Feedback-Gespräch teil. Der Unterschied liegt darin, dass die Inhalte jetzt vertieft werden und ein stärkerer Fokus auf den interaktiven Austausch mit den Vorgesetzten gelegt wird. Dies fördert die Bindung an das Unternehmen und sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden in ihrer neuen Rolle besser zurechtkommen.
In der letzten Phase des Onboardings werden die Mitarbeitenden mit fortgeschrittenen Themen und spezifischen Unternehmensprozessen vertraut gemacht. Hier können auch individuelle Inhalte hochgeladen werden, etwa Präsentationen oder Videos, die spezielle Aspekte des Unternehmens vertiefen. Diese Phase bildet den Abschluss des Onboarding-Prozesses, nach dem sich die neuen Mitarbeitenden optimal auf ihre Aufgaben vorbereitet fühlen.
Ein großer Vorteil dieses Onboarding-Prozesses ist, dass er weitgehend automatisiert abläuft. Bei der Anlage eines SPEDIFORT-Accounts für einen neuen Mitarbeiter wird automatisch abgefragt, ob dieser am Onboarding-Prozess teilnehmen soll und welche Sprache er spricht. Auf Basis dieser Angaben wird der Mitarbeitende in die jeweilige Onboarding-Phase eingetragen – sei es in Deutsch oder Englisch.
Die Zuordnung zu den verschiedenen Phasen erfolgt automatisch, sobald die Checklisten von den Vorgesetzten freigegeben werden. Dadurch wird der Onboarding-Prozess erheblich vereinfacht und effizienter gestaltet.
Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess mit SPEDIFORT bietet viele Vorteile, sowohl für Mitarbeitende als auch für das Unternehmen:
Effizienz: SPEDIFORT automatisiert den gesamten Prozess, wodurch sich der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Flexibilität: Neue Mitarbeitende können die Schulungen in ihrem eigenen Tempo absolvieren und sind nicht an feste Zeiten gebunden.
Interaktion: Durch die Integration von Feedback-Gesprächen und den Austausch mit den Vorgesetzten wird der Onboarding-Prozess personalisiert und motivierend.
Mitarbeiterbindung: Von Anfang an werden die Unternehmenswerte und wichtigen Informationen klar kommuniziert, was die Bindung der Mitarbeitenden stärkt.
Zukunftssicherheit: Der Prozess lässt sich leicht anpassen und weiterentwickeln, etwa durch das Hinzufügen neuer Kurse oder Materialien.
Ein perfekter Onboarding-Prozess sorgt nicht nur dafür, dass neue Mitarbeitende schnell produktiv werden, sondern auch, dass sie sich mit den Werten und der Kultur des Unternehmens identifizieren. Mit SPEDIFORT können Sie diesen Prozess effizient und effektiv gestalten – und das ganz nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens.
Neugierig geworden? Sehen Sie sich das Video an, um sich von den Möglichkeiten bei SPEDIFORT inspirieren zu lassen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie SPEDIFORT auch Ihrem Unternehmen helfen kann, einen maßgeschneiderten Onboarding-Prozess zu entwickeln, und vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch. Wir freuen uns darauf!