Worauf Sie beim Onboarding neuer Mitarbeiter Wert legen sollten

„Onboarding“ ist eine Kurzversion für den englischen Ausdruck „taking on board“ und bedeutet wörtlich übersetzt „an Bord nehmen“. Ein gutes Onboarding ist in jedem Berufszweig notwendig, insbesondere aber in der Logistik- und Speditionsbranche, wo Mitarbeiter oft kurz nach Aufnahme ihrer Tätigkeit schon eine Menge Verantwortung tragen müssen. Es trägt dazu bei, dass neue Mitarbeiter schnell produktiv werden und sich im Unternehmen wohlfühlen.

Im betrieblichen Kontext steht der Begriff „Onboarding“ für das Einstellen und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und ist ein Konzept aus dem Personalmanagement. Konkret geht es dabei um das Einführen neuer Mitarbeiter in ihren Einsatz- bzw. Arbeitsbereich. Diese Integration neuer Arbeitskräfte gelingt durch gezielte Maßnahmen, die es dem Arbeitnehmer erleichtern sollen, sich am neuen Arbeitsplatz zurechtzufinden.

Onboarding wird vor dem Hintergrund des aktuell akuten Fachkräftemangels immer bedeutungsvoller. Auch die steigende Bereitschaft zu Mobilität und die damit verbundene verstärkte Tendenz zu Arbeitsplatzwechseln machen Onboarding-Prozesse immer wichtiger. Denn was außer hohen Kosten bringt es einem Unternehmen, wenn neue Arbeitnehmer nach einer kurzen Einarbeitung den Job wieder kündigen? Daher sollte es Ziel eines jeden Unternehmens sein, neu hinzugewonnene Mitarbeiter vom ersten Arbeitstag an bestmöglich an das Unternehmen zu binden. Ein gut konzipiertes Onboarding kann einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, dass sich neue Arbeitnehmer von Anfang an im Unternehmen wohlfühlen und auch nach außen hin das Unternehmensimage positiv prägen.

• Der Mitarbeiter wird zeitnah produktiv und in den Betrieb bzw. das Team eingegliedert.
• Die betriebliche Fluktuationsrate wird geringgehalten.
• Ein Fachkräfteengpass wird nachhaltig verhindert.
• Die Fehleranfälligkeit wird durch gute Einarbeitung reduziert.
• Die Mitarbeiterzufriedenheit kann gesteigert werden.
• Die Mitarbeiter sind motiviert.

Erstellen Sie Checklisten

Das Erstellen von professionellen Checklisten ist eine bewährte Methode, um zu gewährleisten, dass im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter alle notwendigen Schritte und Aufgaben berücksichtigt werden. Checklisten ermöglichen eine strukturierte und systematische Herangehensweise, damit keine Aspekte des Onboardings vergessen werden und jeder Mitarbeiter die gleiche umfassende Einführung in das Unternehmen erhält — unabhängig davon, wer das Onboarding durchführt. Mit der Unterteilung des Onboarding-Prozesses in klare Schritte etablieren Unternehmen eine effiziente und zielgerichtete Einarbeitung. Mitarbeiter, die für das Onboarding verantwortlich sind, können Checklisten als Leitfaden nutzen, um die Qualität, Effizienz und Konsistenz der Einarbeitung auf einem standardisierten Niveau zu halten. Zudem dokumentieren Checklisten gleichzeitig den Onboarding-Prozesses.

Es ist sinnvoll, Checklisten gelegentlich zu überarbeiten und zu verbessern, um den Onboarding-Prozess im Laufe der Zeit auf einen optimalen Stand zu bringen.

Bestandteile des Onboarding-Prozesses

Ein strukturiertes Onboarding-Programm gibt neuen Mitarbeitern Orientierung und Klarheit darüber, was von ihnen erwartet wird und wie sie ihre Arbeit erfolgreich erledigen können. Es sollte einen Überblick über das Unternehmen und seine Ziele, Werte und Kultur geben. Auch klare Arbeitsabläufe und Aufgabenbereiche sind notwendig, um den Einstieg in das neue Arbeitsumfeld zu erleichtern.

• Moderne Organisationen setzen auf digitale Technologien, um ihre Prozesse zu verbessern und effizienter zu arbeiten. Daher ist es notwendig, dass neue Mitarbeiter schnell mit der Technologie vertraut gemacht werden. Eine Einführung in die verwendete Software, Smartphones und andere digitale Tools sollte Teil des Onboarding-Programms sein.
• Sicherheit ist in der Logistik- und Speditionsbranche von größter Bedeutung. Eine gründliche Schulung in Sicherheitsverfahren und -vorschriften ist daher unerlässlich. Neue Mitarbeiter sollten auch über die geltenden Compliance-Regeln informiert werden, damit sie alle rechtlichen Vorschriften einhalten.
• Ein gutes Onboarding-Programm sollte die Möglichkeit bieten, dass sich neue Mitarbeiter schnell in das Team einbinden und vernetzen. Kollegen und Vorgesetzte sollten in das Programm einbezogen werden, um den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen und ihn in das Team zu integrieren.

Ein erfolgreiches Onboarding-System besteht aus drei Phasen. Als Unternehmer sollten Sie einen solchen Prozess als Chance nutzen, um neue loyale und zufriedene Mitarbeiter an Ihr Unternehmen zu binden.

1. Vorbereitungsphase
   Damit neue Mitarbeiter einen besseren Einblick ins Unternehmen bekommen, können sie vor Antritt der neuen Stelle bereits mit Informationen versorgt werden, z. B. mit Firmenprospekten, Handbüchern, Broschüren oder Erläuterungen zu Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. 
   Nicht selten ergeben sich bei Arbeitnehmern unmittelbar nach der Vertragsunterzeichnung noch einige Fragen. Daher ist es hilfreich, den Neueinsteigern bereits bei der Vertragsunterzeichnung feste Ansprechpartner zuzuteilen, die für ihre Fragen zur Verfügung stehen.
   Auch im Unternehmen sollten Sie die Zeit nutzen, um die Arbeitsumgebung für Ihren Newcomer vorzubereiten, z. B. Arbeitsplatz, Arbeitskleidung, notwendige Materialien und Werkzeuge. Wählen Sie außerdem einen Ansprechpartner (Mentor), der dem neuen Kollegen in den ersten Tagen unterstützend zur Seite steht. Fertigen Sie sich auch dazu eine Checkliste an, damit Sie an alles denken.
   
   
2. Orientierungsphase
   Mindestens genauso bedeutend wie die Vorbereitung ist die Orientierung. Organisieren Sie frühzeitig den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters und machen Sie sich Gedanken, wie dieser gestaltet werden soll, z. B. mit Begrüßung, Erledigung von Formalitäten, Einführung ins Unternehmen, Vorstellung bei Kollegen und Vorgesetzten und Einweisung in vorbereiteten Arbeitsplatz.
   Übergeben Sie Ihren neuen Mitarbeiter an den ihm zugeordneten Ansprechpartner, der ab dann die Regie in Sachen Einarbeitung übernehmen sollte. Der Mitarbeiter sollte Schulungen und Unterstützung erhalten, um die spezifischen Fähigkeiten und Kenntnisse zu erwerben, die für die Ausübung seiner Aufgaben erforderlich sind. Dies kann formales Training, Einarbeitung in Arbeitsabläufe und -systeme oder Mentoring umfassen. Während des gesamten Einarbeitungs-Prozesses sollte der neue Mitarbeiter regelmäßig Feedback und Unterstützung erhalten. 
   Am Ende des Prozesses sollte eine Evaluierung durchgeführt werden, um zu überprüfen, ob der neue Mitarbeiter erfolgreich integriert wurde oder ob zusätzliche Unterstützung erforderlich ist. Feedback von Seiten des Mitarbeiters als auch der Zuständigen für Einarbeitung soll es ermöglichen, den Onboarding-Prozess ständig zu optimieren.
   
   
3. Integrationsphase
   Sobald die ersten zwei Phasen des Onboardings abgeschlossen sind, tritt der neue Mitarbeiter in die Integrationsphase ein, in der die eigentliche Arbeitsaufnahme stattfindet. Ihm sind bestenfalls bereits sämtliche Abläufe und Kollegen bekannt, er wird in Projekte und Aufgaben eingebunden und arbeitet mit dem Team zusammen. Nun gilt es, ihn so zu integrieren, dass er eine tiefere Bindung zum Unternehmen aufbauen kann. Veranstalten Sie beispielsweise Workshops oder führen Sie andere Maßnahmen zur Teambildung gemeinsam mit allen Mitarbeitern durch. Sie sollten neuen Angestellten auch zunehmend mehr Freiheiten lassen und sie zu eigenverantwortlichem Arbeiten hinführen. Dies zeigt Arbeitnehmern, dass Sie Vertrauen in sie und ihre Fähigkeiten haben.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Übergänge zwischen den Phasen nicht immer scharf definiert sind und es Überschneidungen geben kann. Das Onboarding ist ein dynamischer Prozess, der individuell auf den neuen Mitarbeiter und die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt wird.

Ein gutes Onboarding-Programm endet nicht, sobald der neue Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz einnimmt, auch nicht nach einigen Tagen oder Wochen. Es ist essenziell, dass neue Mitarbeiter langfristig betreut und unterstützt werden, um sicherzustellen, dass sie sich in Ihrem Unternehmen wohlfühlen und sich weiterentwickeln. Der Fortschritt von „Neuen“ sollte nachverfolgt werden und dazu regelmäßig Rückmeldung gegeben werden. Ein regelmäßiger Austausch zwischen Vorgesetzten und neuen Mitarbeitern ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die Erwartungen erfüllt werden und mögliche Probleme frühzeitig erkannt werden.

Ein effektives Onboarding ist entscheidend, um neue Mitarbeiter in der Transport-, Speditions- und Logistikbranche erfolgreich zu integrieren und ihnen den Start im Unternehmen zu erleichtern. Es bildet eine wichtige Grundlage für die erfolgreiche Integration von neuen Mitarbeitern in die Transport-, Speditions- und Logistikbranche, und trägt dazu bei, dass sie sich willkommen fühlen, ihre Aufgaben schnell beherrschen und langfristig im Unternehmen bleiben.

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