Diese Fehler sollten Unternehmer im Mitarbeitermanagement vermeiden

Schaut man sich die Struktur verschiedener Unternehmen und deren Mitarbeiterführung an, gelangt man leicht zu der Annahme, dass Unternehmer häufig die gleichen Fehler machen. Oft mangelt es an einer klaren Struktur, guter Kommunikation und Planbarkeit. Doch woran liegt das und wie lässt es sich ändern bzw. von vorneherein vermeiden? Diesen Fragen möchten wir uns hier eingehender widmen.

Im Mitarbeitermanagement sind durchgängig gewisse Probleme zu beobachten, die generell in allen möglichen Arten von Unternehmen auftreten und vergleichsweise häufig festgestellt werden können. Wir beschreiben hier einige dieser Probleme näher und geben Tipps, wie Sie sie vermeiden können.

• Informationsmangel bei Mitarbeitern:

Damit Arbeitnehmer wissen, für welches Gesamtziel sie ihren Beitrag leisten, worin genau ihre Zuständigkeit liegt und warum sie ihre Tätigkeit so ausüben, wie es ihnen vermittelt wurde, sollten sie umfassend informiert werden. Wenn Mitarbeiter die Unternehmensziele, Umsätze, Auftragslagen und mögliche Probleme kennen, können sie sich besser mit dem Unternehmen identifizieren und in schwierigen Situationen weitaus mehr Verständnis aufbringen.

• Unsicherheit und Unentschlossenheit in der Führungsriege:

Für Unternehmer ist es wichtig, entschlossen aufzutreten und ein definiertes Ziel zu verfolgen. Eine klare Führung und professionelles Handeln ist für den Unternehmenserfolg und die Zufriedenheit der Mitarbeiter essenziell. Sollten Sie in gewissen Entscheidungen oder Situationen unsicher sein, ist das Einholen eines Expertenrats eine gute Unterstützung. Damit zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Ihnen korrektes und überlegtes Handeln wichtig ist. Mit dieser Transparenz sichern Sie sich das Vertrauen Ihrer Angestellten.

• Fehlende Definition von Prozessen:

Um ein Unternehmen erfolgreich zu betreiben, müssen die Prozesse klar definiert sein. Dazu ist es nötig, Arbeitsabläufe, "Spielregeln" und die Aufgabenverteilung eindeutig und detailliert festzulegen.

• • Was wissen neue Mitarbeiter über das Unternehmen?
    Neue Mitarbeiter sollten möglichst viel über Ihr Unternehmen wissen. Geben Sie ihnen alle Informationen, die für ihre eigentliche Arbeit, die Identifizierung mit Ihrem Unternehmen und den korrekten Ablauf von Prozessen notwendig sind. Damit schaffen Sie Vertrauen und helfen Ihren neuen Mitarbeitern bei der Eingewöhnung und Integration.
    

• • Sind die "Spielregeln" im Unternehmen klar definiert und kommuniziert?
    - Krankmeldungen:
    Ihre Mitarbeiter sollten genau wissen, was bei Krankmeldungen zu beachten ist. Ab welchem Tag wird eine Krankmeldung benötigt? Kann diese vorab per E-Mail oder Fax gesendet werden? Wer erhält die Krankmeldung? All diese Fragen sind zu klären und müssen kommuniziert werden.
    - Urlaubsregelungen:
    Die Regelung des Urlaubs ist ein äußerst wichtiger Faktor. Klären Sie dazu die Vorgaben, wann der Urlaubsantrag bei wem eingereicht werden muss oder ob es beispielsweise Betriebsferien gibt, für die sich Mitarbeiter einen Teil ihres Urlaubs reservieren müssen. Entscheidend ist selbstverständlich auch, wie viele Urlaubstage den Mitarbeitern zustehen.
    - Benefits:
    Benefits sind für Arbeitnehmer ein sehr wichtiger Punkt. Diese wirken motivierend und binden den Arbeitnehmer langfristig an Ihr Unternehmen. Daher sollte jeder Mitarbeiter genau darüber informiert sein, welche Benefits Ihr Unternehmen zu welchem Zeitpunkt bietet.
    - Raucherpausen:
    Häufig führen Raucherpausen zu Unmut in einem Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, genau zu kommunizieren, wie die Pausen zum Rauchen geregelt sind. Gibt es eine kulante Regelung ohne Arbeitszeitabzug oder werden die Pausen mit entsprechenden Erfassungssystemen von der Arbeitszeit abgezogen? Diese Fragen sollten eindeutig beantwortet werden und für jeden klar verständlich sein.

• • Wer erklärt die Unternehmenssoftware?
    Beim Eintritt neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen ist es unerlässlich, diesen die Funktionsweise und Einsatzbereiche der Unternehmenssoftware umfassend zu erklären und sie im Umgang damit zu schulen. Da die Software ein wichtiger Faktor für die Arbeitsprozesse im Unternehmen ist, sollte diese Schulung von erfahrenen und qualifizierten Personen durchgeführt werden. So stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter professionell mit der Software umgehen kann. Für neue Mitarbeiter ist dies zudem die Basis für einen erfolgreichen Einstieg in Ihr Unternehmen.
    

"Stille Post" bei der Wissensvermittlung - funktioniert das?

Sicherlich kennen Sie das beliebte Kinderspiel „Stille Post“. Oft ähnelt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter dem Prinzip dieses Spiels: Informationen werden bei Bedarf selektiv mündlich weitergegeben und der Erfolg der Wissensvermittlung hängt dann davon ab, wieviel sich die betreffende Person auf Anhieb merken konnte. Wer "Stille Post" schon einmal gespielt hat, kann sich vorstellen, dass es für die Informationsvermittlung ungeeignet ist. Doch woran liegt das genau?

Informationen, die mündlich kommuniziert werden, beinhalten neben der sachlichen Information immer weitere Elemente, die der Mitteilende meist unbewusst in die Information mit einfließen lässt. Hinzu kommen sowohl Gefühle als auch die persönliche Auslegung. Daneben spielt das menschliche Gehirn eine wichtige Rolle, das Lücken mit bekannten Schemata auffüllt. All dies führt dazu, dass die vermittelten Informationen verzerrt oder sogar falsch weitergegeben werden. Das ist das große Problem des Stille-Post-Prinzips.

Fragen neuer Mitarbeiter zu bestimmten Abläufen und nach dem Grund, warum diese so festgelegt sind, werden häufig mit der Aussage abgetan, dass es schon immer so gemacht worden sei. Leider ist eine solche Antwort für neue Mitarbeiter nicht wirklich hilfreich. Besser wäre es, dem neuen Arbeitnehmer zu erläutern, aus welchen vor- und nachgelagerten Arbeitsschritten sich der gesamte Prozess zusammensetzt, damit dieser den Grund für bestimmte Abläufe versteht, und welche Vorteile die festgelegten Prozesse damit haben. Denn eine schlüssige Erklärung ist besser nachvollziehbar und bleibt nachhaltiger im Gedächtnis.

Die Lösung für Kommunikationsprobleme 

Seien es die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Vermittlung von sowohl standardisierten Ausbildungsinhalten für Quereinsteiger als auch von firmeninternen Inhalten für die gesamte Belegschaft oder verpflichtende und regelmäßig notwendige Schulungen in Sachen Arbeitsschutz - für die Organisation der gesamten Kommunikation und Wissensvermittlung im Unternehmen bieten Lernmanagement-Systeme viel Potenzial hinsichtlich Kosten- und Aufwandreduzierung sowie Nachvollziehbarkeit des Schulungserfolgs und detaillierte Dokumentation über die Durchführung von Schulungen. Auch die kinderleichte Nutzer- und Kursverwaltung, von denen Verantwortliche für Mitarbeiteraus- und weiterbildung profitieren, sowie die flexiblen Möglichkeiten, die den Mitarbeitern mit den online verfügbaren Informationen zur Verfügung stehen, bieten vielfältige Vorteile.

Spedifort stellt Betrieben der Transport- und Logistikbranche ein Lernmanagement-System zur Verfügung, das speziell auf deren Bedürfnisse ausgelegt ist. Möchten Sie mehr über die Vorteile von Mitarbeiterschulungen via E-Learning erfahren? Nutzen Sie gern die Möglichkeit, sich die Funktionsweise und vielfältigen Möglichkeiten von Spedifort in einem Webmeeting anschaulich und mit Praxisbeispielen präsentieren zu lassen. Vereinbaren Sie dafür in unserem Kalender ein unverbindliches Erstgespräch, anhand dessen wir unsere Web-Präsentation dann speziell auf Ihren Bedarf ausrichten können.