Checklisten und Arbeitsvorlagen erleichtern den Arbeitsalltag. Sie unterstützen bei der Ausführung von Prozessen, weil man darin genau und auf den Punkt beschrieben findet, wie wichtige Aufgaben erledigt und welche Besonderheiten beachtet werden müssen. Von einer solchen Standardisierung profitiert die Qualität des Produktangebots, und auch die Arbeitsprozesse selbst sind weniger anfällig für Fehler und zudem von nicht eingearbeiteten Personen schneller zu erlernen.
Wer kennt es nicht? Ein Notizzettel ist ein hilfreiches Arbeitsmittel, das uns an noch offene Aufgaben erinnert oder ein Stichwort gibt, welches uns bei der Bearbeitung von Vorgängen weiterhilft. Anhand von ToDo- bzw. Checklisten behalten wir den Überblick über alle Aufgaben und Tätigkeiten, die wir uns noch vorgenommen haben. Führt man solche Checklisten gewissenhaft, bleibt nichts auf der Strecke oder wird vergessen.
Checklisten im Arbeitsalltag
Besonders im beruflichen Umfeld bedarf es zur effizienten Durchführung von Prozessen - insbesondere bei umfangreicher Projektarbeit - einer detaillierten Strukturierung. Auch hier haben sich Checklisten bewährt, die uns wie ein roter Faden durch die einzelnen Etappen unseres Arbeitsalltags führen. Wenn Aufgaben regelmäßig durchgeführt werden müssen, ist es hilfreich, alle wichtigen Aspekte in einer Checkliste festzuhalten, damit ein schneller Wissenstransfer bei Vertretung oder Mitarbeiterwechsel gewährleistet wird. Auch für Aufgaben, die nur selten durchgeführt werden, lohnt sich die Erstellung einer Checkliste. Denn eine solche kann auch dem erfahrenen Mitarbeiter als Erinnerungsstütze für die Durchführung der einzelnen Arbeitsschritte dienen, so dass man sich nicht immer wieder neu in die entsprechende Aufgabe eindenken muss. Damit werden Fehler und Unvollständigkeiten vermieden.
Vorteile von Checklisten
Durch den Einsatz und die Implementierung von Checklisten in Arbeitsabläufen profitieren sowohl das Unternehmen als auch dessen Mitarbeiter von einer ganzen Reihe von Vorteilen:
- Große Projekte und komplexe Aufgaben können damit in überschaubare Portionen unterteilt werden.
- Zudem müssen Mitarbeiter über den Arbeitsablauf nicht immer von neuem nachdenken. Ihr Kopf bleibt frei für andere Aufgaben und lässt sie effizienter arbeiten.
- Checklisten vermeiden außerdem, etwas zu vergessen.
- Das Abhaken von erledigten Aufgaben vermittelt Mitarbeitern das Gefühl, schon etwas geschafft zu haben und gleichzeitig den Überblick, was noch zu tun ist.
- Auch in Sachen Nachvollziehbarkeit und Transparenz sind Checklisten eine echte Verbesserung, denn mit ihnen lassen sich Arbeitsabläufe kontrollieren und dokumentieren.
- Wenn Aufgaben aufgrund von Krankheit oder Urlaub zeitweise auf Kollegen übertragen werden müssen, ist eine Checkliste für die Vertretung eine wertvolle Arbeitshilfe.
Erstellung von Checklisten
Bei der Erstellung einer Vorlage sollten immer der Name des Verfassers, das Datum und das Thema der jeweiligen Checkliste vermerkt werden. Zu Beginn notiert man sich alle Punkte, die einem zum Thema einfallen und bespricht diese nochmal mit Kollegen und/oder Vorgesetzten. Die beste Checkliste entsteht in Teamwork, denn dem Gegenüber fällt meist noch etwas zum Thema ein, an das man selbst nicht gedacht hat. Der Aufbau einer Checkliste ist individuell gestaltbar. Aber es ist sicherlich sinnvoll, die Aufgaben chronologisch zu sortieren. Da die erstellte Checkliste am Anfang wahrscheinlich noch nicht perfekt ist, sollte man sie am besten in der praktischen Arbeit testen und anschließend die Chance nutzen, die Checkliste zu überarbeiten.
Vorteile von digitalisierten Checklisten
Wer privat Notizzettel oder Checklisten nutzt, hat bestimmt auch schon folgende Erfahrung gemacht: Eine ToDo-Liste ist plötzlich nicht mehr aufzufinden, denn so ein Stück Papier geht hin und wieder verloren oder rutscht ungewollt zwischen andere Dokumente. Dann fallen eventuell einige der offenen Aufgaben unter den Tisch, weil wir uns nicht mehr an alle ToDo’s auf der Liste erinnern. 
Für den Arbeitsalltag gibt es die Möglichkeit, Checklisten in digitaler Form zu nutzen, die nicht mehr verloren gehen können. Damit lässt sich einerseits viel Papier einsparen, andererseits können die Ergebnisse zeitnah und transparent eingesehen werden. Der Aufwand sowohl beim Ausfüllen der Checklisten als auch beim Suchen nach dokumentierten Ergebnissen wird damit reduziert. Vor allem dann, wenn gesetzliche Anforderungen erfüllt werden müssen, wie beispielsweise bei der Durchführung von gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsunterweisungen, ist diese Transparenz ein wesentlicher Vorteil.
Steht einem Unternehmen die Funktion digitaler Checklisten zur Verfügung, kann es damit beliebig viele Fragenkataloge verwalten, die den Mitarbeitern individuell zu definierten Anlässen anzeigt werden. Die Zahl der Fragen beziehungsweise Aktionen kann je Fragenkatalog beliebig gewählt werden. Auch die Fragen- und Antwortformate lassen eine Bandbreite von reinen Bestätigungsfragen über die Abfrage von Zahlenwerten bis hin zu einer Auswahl aus vorgegebenen Antworten im Stil von Multiple-Choice zu. Neben den Ergebnissen selbst dokumentiert das System auch die Zeit, die für die Abarbeitung benötigt wird.
Auch das Lern Management System Spedifort, das modernes Informations- und Wissensmanagement für die Transport- und Logistikbranche anbietet, stellt neben dem bewährten Angebot an Kursen zu Speditionsfachwissen und Sicherheitsunterweisungen auch die Funktion digitaler Checklisten zur Verfügung. Unternehmen können solche Checklisten ihren Mitarbeitern individuell zuweisen und dann per detaillierte Reporting-Übersicht direkt den Bearbeitungsstand einsehen. Mögliche Einsatzbereiche für digitale Checklisten von Spedifort sind beispielsweise Sicherheitsrundgänge, das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Unterstützung des Compliance Management Systems und vieles mehr.
Möchten Sie mehr über Prozessoptimierung mittels digitaler Checklisten erfahren? Nutzen Sie gern die Möglichkeit, sich die Funktionsweise und vielfältigen Möglichkeiten von Spedifort in einem Webmeeting anschaulich und mit Praxisbeispielen präsentieren zu lassen. Vereinbaren Sie dafür in unserem Kalender ein unverbindliches Erstgespräch, anhand dessen wir unsere Web-Präsentation dann speziell auf Ihren Bedarf ausrichten können.
