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Intranet für firmeninterne Informationsvermittlung? - Das geht effizienter!

Viele Firmen nutzen ein Intranet, um Dokumente, Informationen oder Lerninhalte mit ihren Mitarbeitern zu teilen. Dabei steht meist jedem Mitarbeiter im Unternehmen ein Zugang zum Intranet zur Verfügung. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass Intranet-Systeme nicht so intensiv genutzt werden, wie es für eine umfassende Informationsvermittlung nötig wäre. Auch einige Nachteile eines solchen Intranets sind nicht zu verleugnen.

Darauf möchten wir im Folgenden näher eingehen und eine Möglichkeit vorstellen, wie Informationen zielgerichteter und mit überprüfbarem Schulungserfolg vermittelt werden können.

Viele Unternehmen setzen auf ein Intranet-System, wenn es um die Vermittlung von firmeninternen Informationen, Ankündigungen und Anweisungen geht. Im Hinblick auf den aktuellen Stand der Technik und die damit verbundenen Möglichkeiten der internen Kommunikation und Informationsvermittlung ist das Intranet aber inzwischen ins Hintertreffen geraten. Woran liegt das? 

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Nachteile des Intranets

  • Mangelnde Funktionalität:
    Das firmeneigene Intranet ist in der Regel wie eine Homepage aufgebaut, auf die nur bestimmte Berechtigte (in diesem Fall die Mitarbeiter des Unternehmens) Zugriff haben. Wegen der kleinen Zielgruppe ist eine ansprechende Gestaltung dieser Intranet-Seiten oft nicht rentabel und wird daher gern vernachlässigt. Außer der Up- und Download-Möglichkeit von Dateien und Dokumenten bietet ein Intranet meist nicht viel mehr Funktionen. Da Mitarbeiter Änderungen oder neue Informationen im Intranet proaktiv verfolgen müssten, dies in den meisten Fällen aber im Arbeitsalltag untergeht und vergessen wird, werden viele der im Intranet bereitgestellten Informationen oft erst sehr spät oder im schlechtesten Fall überhaupt nicht wahrgenommen.

  • Keine Lese- oder Lernerfolgskontrolle:
    Wie kann man bei einem Intranet-System feststellen, ob die Mitarbeiter tatsächlich auf die Seite zugreifen und die darin zur Verfügung gestellten Informationen nutzen? Wohl gar nicht. Diese mangelnde Überprüfbarkeit ist ein weiterer großer Nachteil eines Intranet-Systems. Es ist nicht möglich nachzuvollziehen, ob beispielsweise Arbeitsanweisungen, Ankündigungen oder sonstiges Wissen wirklich bei den Mitarbeitern angekommen ist. Deshalb müssen diese Informationen zusätzlich über andere Kommunikationswege, wie z. B. per E-Mail oder Aushang, verbreitet werden, was einen deutlichen Mehraufwand mit sich bringt. Kritisch ist dieser Punkt besonders dann, wenn es um gesetzlich vorgeschriebene Unterweisungen zur Arbeitssicherheit geht. Deren Durchführung muss laut Gesetzgebung dokumentiert und nachgewiesen werden. Wenn Informationen zum Arbeitsschutz lediglich über das Intranet-System zur Verfügung gestellt werden, muss die Teilnahme und der Schulungserfolg jedes einzelnen Mitarbeiters auf herkömmlichem Wege, beispielsweise mit dessen Unterschrift, bestätigt werden. Das ist mit viel Organisationsaufwand verbunden und im Zeitalter der Digitalisierung mittlerweile absolut nicht mehr zeitgemäß.

  • Eingeschränkter Zugriff auf Intranet-Seiten:network-1572617_1920
    Viele Intranet-Systeme sind nicht über das Internet zugänglich. Das bedeutet, dass in der Regel nur die Personen darauf zugreifen können, die mit ihrem PC an das Firmennetzwerk angeschlossen sind. Für Mitarbeiter, die beispielsweise im Homeoffice arbeiten oder sich im Außendienst aufhalten, ist ein Zugriff auf das Intranet nicht ohne Weiteres möglich. Diesen müssen dann alle im Intranet verfügbaren Informationen, Dateien und Dokumente auf anderem Wege zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet mehr Zeit- und Organisationsaufwand für die verantwortliche Person und unter Umständen sogar einen Verlust wichtiger Informationen für Mitarbeiter, die sich nicht im Unternehmen aufhalten.

 

E-Learning - die moderne und effiziente Alternative zum Intranet

Wer die Nachteile des Intranets nicht in Kauf nehmen möchte, dem bietet die Technik eine modernere und effizientere Alternative der Informationsvermittlung im Unternehmen: Mit der Implementierung eines E-Learning-Systems im Betrieb profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter von vielen Vorteilen.

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  • Schnelle und unkomplizierte Bereitstellung von Informationsmaterial:
    In einem E-Learning-System können Informationsmaterialien und Schulungsunterlagen ganz einfach in einen Online-Kurs umgewandelt und so der entsprechenden Zielgruppe zur Verfügung gestellt werden. Die leicht zu bedienende Software erlaubt es mit nur wenigen Klicks, Dateien jeglicher Art – seien es PDF, PPT, Bilder, Videos oder sogar interaktive Kursdateien wie SCORM oder TinCan – einzufügen. Daneben bietet ein solches System den Vorteil, unterschiedliche Lernmethoden bedienen zu können. Inputs in schriftlicher, bildlicher, audiovisueller oder in Quiz-Form können problemlos miteinander kombiniert werden. Damit werden unterschiedliche Lerntypen besser angesprochen, so dass sich das Lernangebot für die Zielgruppe attraktiver darstellt und sowohl Nutzer als auch Arbeitgeber von einem effizienteren Lernprozess profitieren.

  • Möglichkeit der Lernerfolgskontrolle:
    Die Überprüfung des Schulungserfolgs ist mit einem E-Learning-System deutlich einfacher als bei der Nutzung eines Intranets. Eine Online-Schulungsplattform bietet die Möglichkeit, Wissenstests zu erstellen, welche die zu schulenden Mitarbeiter am Ende oder als Unterbrechung des Kurses bearbeiten sollen. Firmeninterne Administratoren des Systems können dann auf die Ergebnisse zugreifen und sowohl die Teilnahme der Mitarbeiter als auch deren individuellen Schulungserfolg überprüfen. So können auch Wissensdefizite von Angestellten identifiziert werden, um diese im Anschluss zu schließen.
    Besonders wichtig ist eine Lernerfolgskontrolle, wenn es um gesetzlich vorgeschriebene Schulungen bzw. Unterweisungen, wie beispielsweise im Rahmen des Arbeitsschutzes, geht. Denn hier ist es entscheidend für die Arbeitssicherheit und die Unfallvorbeugung, dass die Zielgruppe die Schulungsinhalte verstanden hat. Im Falle eines Unfalls im Betrieb muss der Arbeitgeber dann auch nachweisen können, dass eine entsprechende Schulung stattgefunden hat. Die nachfolgend beschriebene Funktion eines E-Learning-Systems sorgt dafür, dass Arbeitgeber auch hier rechtlich auf der sicheren Seite sind.

  • Detaillierte Dokumentation über die Durchführung von Schulungen:
    Ein detailliertes Reporting ermöglicht dem Arbeitgeber, einen Überblick darüber zu erhalten, welche Lerninhalte wie häufig aufgerufen werden, wer diese nutzt und wo eventuell Verbesserungen nötig sind. Durch verschiedenste Filter-Funktionen lassen sich genau die Informationen extrahieren, die Verantwortliche für Mitarbeiterschulung oder Sicherheitsunterweisungen benötigen. Daneben lässt sich genau nachvollziehen, ob adressierte Mitarbeiter die bereitgestellten Arbeitsanweisungen auch tatsächlich erhalten haben. Durch dieses automatisierte Berichtswesen sparen Arbeitgeber viel Aufwand für Organisation und Verwaltungstätigkeiten im Rahmen der Mitarbeiterschulung ein und erfüllen gleichzeitig den Dokumentationsanspruch, der vor allem im Arbeitsschutz gesetzlich festgelegt ist.

 

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